Un logiciel de gestion de projet est avant tout un outil pratique. Il permet : d’abord, de réduire le nombre de réunions tenues par l’équipe travaillant sur le projet. Ensuite, de maintenir un flux d'échanges conséquent entre les collaborateurs afin que les informations soient transmises le plus rapidement possible. Des options de discussion en ligne permettent d’échanger sans avoir besoin de bouger et de conserver des traces de toutes ces réflexions. Enfin, un logiciel de gestion de projet permet d’éviter de perdre toutes les données si un des ordinateurs est détruit.  

Triple efficacité

Un outil de gestion de projet en ligne permet une véritable vision panoramique. D’abord, pour : d’une part, comprendre l’ensemble du projet. D'autre part, pour effectuer un véritable suivi lié à une coordination effective des actions et activités. Ensuite, pour : d’une part, respecter le calendrier afin que les livrables soient disponibles à temps. D'autre part, pour rendre plus fluide le partage d’informations. Enfin, pour : d’une part, réunir en un seul point non-physique toutes les informations du projet. 

Faciliter l’accès à l’information

Pour votre gestion de projet en entreprise, un logiciel permet à tous les acteurs et collaborateurs, d’accéder directement sur internet à tous les éléments du projet. Ce logiciel permet de raccourcir les procédures : plus besoin d’imprimer et de transmettre physiquement les données du projet. Inutile également de multiplier les mémorandums et de vérifier si chaque collaborateur les a lus. Avec internet, une seule note ajoutée sur le fichier disponible en ligne permet instantanément à tous les collaborateurs de lire les évolutions du projet.

Avoir en permanence les dernières versions des documents

Autre avantage d’un logiciel de gestion de projet : à titre d'exemple, même si un collaborateur du service de marketing vente est absent, il n’est pas nécessaire de demander l’accès à son ordinateur pour avoir la dernière version de son travail. En effet, le fichier sur lequel il travaille étant en ligne, il est facile d’avoir immédiatement la version appropriée. Les meilleurs logiciels de gestion de projet proposent plein d’outils tels que : des tableaux de bord, des tableaux de gestion de tâches, des tables de gestion des ressources. Ces outils sont encore plus importants lorsque le projet est mené simultanément par plusieurs services parfois éparpillés dans plusieurs villes ou plusieurs pays.